FAQ: Organismo di vigilanza 231 e DPO sono ruoli compatibili?
L’associare la figura dell’ Organismo di vigilanza 231 a quella del Data Protection Officer (DPO) è un dibattito che spesso si ritrova in molte aziende.
Vediamo di fare chiarezza una volta per tutte! 🙂
L’ODV, ha il ruolo di controllare e vigilare sul funzionamento e sull’applicazione corretta del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dall’azienda (art. 6 del Decreto Legislativo 231/2001)
Su tale argomento si limita a specificare, sempre all’art. 6 ma comma 1 lett. b) che deve avere “autonomi poteri di iniziativa e di controllo” i quali garantiscano una vigilanza effettiva.
La figura di Data Protection Officer, è stata introdotta dal GDPR (Regolamento UE 2016/679), e ha il compito di informare e fornire consulenza al titolare del trattamento sugli obblighi derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali e di sorvegliare l’osservanza della normativa applicabile e delle politiche del titolare in materia di protezione dei dati.
L’art. 39 del Reg Ue 2016/679 sottolinea come il DPO si deve occupare di responsabilizzare, sensibilizzare e formare il personale che partecipa ai trattamenti; di fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati; di cooperare con l’autorità di controllo e di fungere da punto di contatto per essa (art. 39 GDPR).
Quindi gli elementi comuni del DPO e dell’Organismo di vigilanza sono:
_ autonomia
_ indipendenza
_ attività di supervisione e controllo nei loro ambiti
La domanda è quindi: può la medesima figura occupare contemporaneamente il ruolo di DPO e di Membro Organismo di vigilanza?
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Dal punto di vista normativa non vi è alcun divieto! Vi sono però due elementi da considerare.
1) Competenze specifiche
Al DPO sono richieste specifiche competenze in ambito privacy e data protection. Il membro dell’organismo di vigilanza deve possedere competenze diverse, più gestionali e pluri-settoriali (es. tecniche e giuridiche).
2) Conflitto d’interessi del DPO
Come emerge dalle linee guida del WP29 (WP 243 rev.01), il DPO può ricoprire altre funzioni all’interno dell’organizzazione purchè queste non diano luogo a conflitti di interesse. Ovvero il DPO non può ricoprire posizioni che comportino la determinazione di finalità e modalità di trattamento di dati personali.
Il Garante ha poi indicato nelle FAQ disponibili sul sito del Garante stesso, che il DPO non può ricoprire ruoli manageriali e direzionali, ruoli assimilabili per chi scrive anche all’Organismo di vigilanza 231.
Pertanto non è consigliabili fare ricoprire il ruolo di DPO e di membro organismo di vigilanza al medesimo soggetto.